Πως διαχειριστήκαμε ένα project κοινότητας;
To together, είναι το project που δημιούργησε τη μεγαλύτερη κοινότητα νέων επαγγελματιών (και με το νέων εννοούμε 25-35 ετών, δηλαδή που τώρα ξεκινούν να αναπτύσσονται εργασιακά) οι οποίοι ζουν και εργάζονται στη Θεσσαλονίκη.
Η κοινότητα δημιουργήθηκε με στόχο να καλύψει το κενό στην ανάγκη δικτύωσης των νέων επαγγελματιών, ενδυναμώνοντας τις δεξιότητες τους και δίνοντας ευκαιρίες εξισορρόπησης της προσωπικής και επαγγελματικής καθημερινότητας.
Η πρωτοβουλία για τη δημιουργία της κοινότητας ήρθε με τη συνεργασία της εταιρίας ΤΙΤΑΝ και του φορέα καινοτομίας among και αποτελεί ένα πολυεπίπεδο project. Μάθε περισσότερα για το together εδώ.
✍️ Ο σχεδιασμός και η προετοιμασία του together ξεκίνησε 4 μήνες πριν την υλοποίηση, ώστε να στηθεί το πρόγραμμα, οι δράσεις, οι εκπαιδεύσεις και να γίνει σωστή επικοινωνία με τους συνεργάτες.
📅 Το together έτρεξε για 3 κύκλους και το εκτελεστικό μέρος του project διάρκησε περίπου 3 μήνες κάθε φορά.
Πως όμως διαχειριστήκαμε ένα πολυδιάστατο project κοινότητας; Μοιραζόμαστε 3 tips από την εμπειρία μας:
1) Ισορροπία στην επικοινωνία
Μια κοινότητα πέρα από τα μέλη της, έχει και αρκετά ακόμη ενδιαφερόμενα μέρη που συμπράτουν για την εξέλιξη της. Στο together πέρα από τους διοργανωτές, συμμετείχαν ενεργά οι υποστηρικτικοί φορείς, οι εκπαιδευτές, οι alumni από κάθε προηγούμενο κύκλο του προγράμματος και οι προσκεκλημένοι στις εκδηλώσεις-guests.
Αν σκεφτείς την επικοινωνία όλων των παραπάνω, ως ένα πολυγωνικό σχήμα, με κέντρο τον project manager, η κατάσταση μπορεί να φανεί χαοτική!
To κλειδί για την αποτελεσματική επικοινωνία είναι η διατήρηση της ισορροπίας ανάμεσα σε διαφορετικούς ανθρώπους με διαφορετικές ανάγκες. Ως project manager γίνεσαι καλός ακροατής για κάθε ενδιαφερόμενο μέρος. Δίνοντας προσοχή και χρόνο θα μπορέσεις να γνωρίσεις καλύτερα την κοινότητα.
Μη διστάσεις να βάλεις όρια ή περιορισμούς, όταν χρειάζεται, για τη διατήρηση της ισορροπίας και την καλή επικοινωνία της κοινότητας.
2) Συνέπεια και διαχείριση χρόνου
Ένα πρόγραμμα κοινότητας συνήθως διαρκεί πολλούς μήνες, ώστε να μπορέσουν να αναπτυχθούν οι σχέσεις μεταξύ των μελών και ένα πλήρες πρόγραμμα. Το together σχεδιάστηκε αρκετούς μήνες πριν από την έναρξη, με μεγάλη λεπτομέρεια, για να υλοποιηθούν κατά τη διάρκεια οι 60 προγραμματισμένες δράσεις δικτύωσης, εκπαίδευσης και wellbeing.
Ο χρόνος υλοποίησης, σε σχέση με τον μεγάλο όγκο δράσεων, τη σωστή ενημέρωση και το συντονισμό των συμμετεχόντων, θα μπορούσε να είναι πρόκληση!
To κλειδί για τη διαχείριση χρόνου είναι τα ψηφιακά εργαλεία διαχείρισης έργου, όπως το asana, που χρησιμοποιεί η ομάδα μας. Εκεί γίνεται ο σχεδιασμός, η διαχείριση αρμοδιοτήτων και χρόνου. Επίσης και το εργαλείο journey map, θα σε βοηθήσει να έχεις μια καλή εικόνα των σημείων επαφής με τους συμμετέχοντες και να συντονίσεις με συνέπεια τις ενημερώσεις για τις δράσεις.
Διατήρησε την ευελιξία σου γιατί πάντα θα πρoκύψουν απρόοπτα tasks σε ένα project. Στην ιεράρχηση των εργασιών μπορεί να σου φανεί χρήσιμος ο άξονας “Σημαντικό-Επείγον”.
Το 2ήμερο ψηφιακό εργαστήριο “Πώς στήνω σωστά ένα project;” είναι μια ολοκληρωμένη και διαδραστική εκπαίδευση 2 ημερών, η οποία θα σας μάθει όλες τις αρχές εκτέλεσης ενός σωστού project (έργου).
3) Επένδυση σε συνεργασίες
Μια κοινότητα αναπτύσσεται συνέχεια με νέα μέλη, συνεργάτες και νέες ιδέες που προκύπτουν από όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη. Στο together, δημιουργήθηκε επιπλέον, μια μεγάλη και ενεργή ομάδα αποφοίτων (alumni), που θέλησαν να αναλάβουν ρόλους και αρμοδιότητες.
Όταν το σχήμα εργασίας δεν λειτουργεί σαν πυραμίδα, όπου οι αποφάσεις και οι πληροφορίες επεξεργάζονται κάθετα, αλλά είναι πολύγωνο με κέντρο τον project manager, τότε ο όγκος των πληροφοριών μπορεί να γίνει πιεστικός!
Το κλειδί είναι ο διαμοιρασμός αρμοδιοτήτων και η επένδυση σε συνεργασίες. Όπως ένας ταχυδρόμος λαμβάνει και μεταφέρει μηνύματα, έτσι ως project manager, θα γίνεις δέκτης των μηνυμάτων που εκφράζει το κάθε ενδιαφερόμενο μέρος, θα συγκεντρώσεις τις πληροφορίες και θα μοιράσεις τις αρμοδιότητες. Αν επενδύσεις σε συνεργάτες και μέλη που θέλουν να συμβάλουν και να αναλάβουν ρόλους, θα βοηθήσεις την κοινότητα να αναπτυχθεί πιο ουσιαστικά, πολλαπλασιάζοντας τον αντίκτυπο.
Βρες έναν μέντορα ή επέλεξε στρατηγικούς συνεργάτες με εμπειρία στην ανάπτυξη κοινοτήτων, που θα μπορείς να συμβουλευτείς κατά τη διάρκεια του προγράμματος.
Γράφει η Project and Community Manager του together Αγγελική Κοσμά.
