Έναρξη: Η πρώτη φάση project management
❓ Τι περιλαμβάνει η έναρξη;
Η έναρξη (initiation) του έργου είναι μια πολυάσχολη φάση του έργου, που θα πρέπει να κάνεις πολύ προγραμματισμό και έρευνα, ώστε η ιδέα του έργου να γίνει πραγματικότητα.
Πώς βοηθάει το εργαλείο;
Η έναρξη έργου μπορεί να διασφαλίσει τα ισχυρά θεμέλια για ένα νέο έργο. Είναι η πρώτη από τις τέσσερις φάσεις και αυτή που θα ορίσει την αξία του έργου και θα εξασφαλίσει την συμμετοχή από τα ενδιαφερόμενα μέρη.
Πώς να το χρησιμοποιήσεις;
Παρακάτω θα βρείς αναλυτικά όλα τα βήματα και τα εργαλεία που θα βοηθήσουν στην επιτυχημένη και οργανωμένη έναρξη του έργου σας.
Τα βήματα έναρξης του έργου
1. Βασική ιδέα
Η βασική ιδέα του προγράμματος προκύπτει μέσα από brainstoring και περνώντας κάποια κριτήρια όπως: Πώς ταιριάζει η ιδέα με το όραμα του οργανισμού; Πώς μπορεί το project να είναι βιώσιμο;
2. Project proposal
Κάθε project ξεκινά με το αντικείμενο εργασιών “SCOPE OF WORK”. H ομάδα έργου καταγράφει όλα τα βασικά στοιχεία που θα διαμορφώσουν την ολοκληρωμένη πρόταση προγράμματος.
3. Πλάνο βιωσιμότητας
Εξέτασε αν η ιδέα μπορεί να έχει διάρκεια, ποια είναι τα δεδομένα και οι ενέργειες που θα εξασφαλίσουν τη βιωσιμότητα της.
4. Ομάδα & συνεργάτες
Η ομάδα και οι συνεργάτες του έργου είναι πολύ σημαντικοί για την πραγματοποίηση του έργου. Σε αυτό το βήμα ορίζετε τους ρόλους και τις αρμοδιότητες όλων των ενδιαφερόμενων μερών, ώστε να στήσετε ένα λειτουργικό πλάνο συνεργασίας στο οποίο συμμετέχουν όλοι ενεργά.
5. Σύμβαση έργου
H υπογραφή της σύμβασης έργου αποτελεί ένα από τα ορόσημα ολόκληρης της διαδικασίας διαχείρισης έργου και ιδιαίτερα της πρώτης φάσης. Είναι η επικαιροποίηση των όσων έχουν ζητηθεί προφορικά και γραπτά μέχρι αυτό το σημείο. Ως έγγραφο, το συμβόλαιο προστατεύει και τα 2 ενδιαφερόμενα μέρη (συνήθως τον χρηματοδότη και τον ανάδοχο), καθώς αναλύει με δεσμευτικό τρόπο όλα τα βασικά σημεία του έργου και αποτελεί ένα κοινό σημείο αναφοράς προς αποφυγή παρεξηγήσεων.
6. Project charter
Ο χάρτης του έργου (Project charter) είναι η αναλυτική παρουσίαση του έργου, δηλαδή το project proposal εμπλουτισμένο με μερικά ακόμα στοιχεία, αφού πλέον έχει εγκριθεί το έργο και είσαι σίγουρος οτι θα προχωρήσει.
Κατέβασε το toolkit!
Τώρα μπορείς να έχεις όλα τα εργαλεία που χρειάζεσαι για να διαχειριστείς το έργο σου, στα ελληνικά.
Bρες αναλυτικά:
1. Εργαλείο διαχείρισης έργου για εκτύπωση σε Α3/ Α4
2. Οδηγός διαχείρισης έργου pdf
3. Οδηγός διαχείρισης έργου csv για προσαρμογή στο asana/ trello.
4. Πρότυπο Gantt chart
5. Πρότυπο Budget
