Πώς βοηθάει το εργαλείο;
Όλοι στην προσωπική και επαγγελματική μας ζωή διαχειριζόμαστε καθημερινά ”έργα” και είμαστε project managers! Είτε διαχειρίζεσαι σχετικά απλά έργα, είτε περίπλοκα και δύσκολα, τo project management toolkit που φτιάξαμε για εσένα στα ελληνικά θα κάνει την καθημερινότητα σου λίγο πιο εύκολη! Το εργαλείο μπορεί να διασφαλίσει ότι τα μέλη της ομάδας σου και οι εμπλεκόμενοι στο έργο κατανοούν πλήρως τις διαδικασίες, τις αρμοδιότητες και ακολουθούν το χρονοδιάγραμμα.
Πώς να το χρησιμοποιήσεις;
Μπορείς να ξεκινήσεις διαβάζοντας αυτό το άρθρο και στη συνέχεια κατεβάστε το εργαλείο και τα templates που φτιάξαμε για εσένα:
1. ”Εργαλείο διαχείρισης έργου” για να το εκτυπώσεις και να το έχεις στο γραφείο σου.
2. ”Οδηγός διαχείρισης έργου” σε μορφή pdf με αναλυτικά όλες τις οδηγίες για να χρησιμοποιήσεις το εργαλείο σωστά.
3. Τον ”Οδηγό διαχείρισης έργου” μπορείς να τον βρεις και σε μορφή csv αν χρησιμοποιείς κάποιο project management software όπως asana ή trello, ώστε να τον κάνεις κατευθείαν upload.
4. Πρότυπο Gantt chart, δηλαδή χρονοδιάγραμμα.
5. Πρότυπο Budget, για τον προϋπολογισμό του έργου σου.
Οι 4 κύριες φάσεις ενός έργου είναι:
To εργαλείο περιγράφει αναλυτικά τα βήματα για να υλοποιήσεις ένα έργο, δηλαδή (1) την έναρξη (Initiation), (2) τον προγραμματισμό (Planning), (3) την υλοποίηση (Execution) και το κλείσιμο του έργου (Closing). Ένα έργο μπορεί να είναι ένα συνέδριο, μια εκδήλωση, μια καμπάνια, το στήσιμο ενός καταστήματος, μια χριστουγεννιάτικη collection ρούχων, το παραδοτέο ενός ευρωπαϊκού προγράμματος και πάρα πολλά ακόμα!
Το 2027 υπολογίζεται από το Project Management Institute ότι
87.700.000 άνθρωποι παγκοσμίως θα εργάζονται στον κλάδο του project management!
1. Έναρξη (Initiation)
Η έναρξη (initiation) του έργου περιλαμβάνει την ευρύτερη έρευνα που χρειάζεται να κάνεις, ώστε η θεωρητική ιδέα να πάρει μια αρχική πρακτική μορφή. Περιλαμβάνει την οριστικοποίηση της ιδέας, την συμφωνία με τους βασικούς συνεργάτες, τις συναντήσεις brainstorming με την ομάδα σας, την συγγραφή της πρότασης και του project charter, καθώς και τον ορισμός του/της υπεύθυνου/ης έργου (project manager) που θα έχει όλο τον συντονισμό του έργου.
2. Προγραμματισμός (Planning)
Η φάση του προγραμματισμού (planning) χτίζει τα θεμέλια, αξιοποιώντας όλα τα στοιχεία που συλλέξατε στο initiation. Όσο πιο σχολαστικά προετοιμαστείς και οργανωθείς στον προγραμματισμό, τόσο πιο ομαλά θα κυλήσει το έργο σου όταν αρχίσει πλέον να τρέχει. Ο προγραμματισμός θέτει τα θεμέλια για την επιτυχή εκτέλεση του έργου περιγράφοντας τη δομή και τις βασικές παραμέτρους του έργου, όπως η προώθηση (marketing), ο σχεδιασμός παραγωγής (production), οι υποχρεώσεις των συνεργαζόμενων μελών, οι στόχοι και τα παραδοτέα. Για πιο αποτελεσματική στοχοθεσία συμβουλευτείτε το άρθρο μας για το πώς να θέσετε SMART στόχους.
>>Τι γίνεται στη φάση προγραμματισμού; Δείτε αναλυτικά τα βήματα και τα εργαλεία.
3. Υλοποίηση (Execution)
Η υλοποίηση του έργου είναι ουσιαστικά η στιγμή που ξεκινάει να ”τρέχει” πλέον το έργο με σκοπό να δημιουργηθούν τα παραδοτέα. H υλοποίηση απαιτεί συνεχόμενο έλεγχο και προσαρμογές στο χρονοδιάγραμμα και τις ροές εργασίας. Είναι σχεδόν σίγουρο ότι η πραγματικότητα θα διαφέρει από τον αρχικό προγραμματισμό. Μείνετε ψύχραιμοι και δείξτε ευελιξία και προσαρμοστικότητα!
>>Πως πραγματοποιώ την υλοποίηση του έργου; Δείτε αναλυτικά.
4. Κλείσιμο-Closing
Το κλείσιμο του έργου είναι το τελευταίο στάδιο εκείνο που τακτοποιείς τις εκκρεμότητες και ανακοινώνεις τα αποτελέσματα. Το γεγονός ότι το έργο πέτυχε τους στόχους που έθεσες, δεν σημαίνει ότι η εργασία έχει τελειώσει. Μια σαφής διαδικασία κλεισίματος έργου διασφαλίζει ότι κάθε σημαντική εργασία έχει ολοκληρωθεί σωστά. Η τελευταία φάση είναι, πολυδιάστατη λαμβάνοντας υπόψη τις αναφορές, τα ποσοτικά και ποιοτικά στοιχεία, το αρχείο και τα παραγόμενα. Ακόμη, απαραίτητο βήμα για την ολοκλήρωση ενός έργου είναι η εσωτερική αξιολόγηση της ομάδας και η καλοπροαίρετη και εποικοδομητική ανατροφοδότηση (feedback) σχετικά με το τι θα μπορούσε να βελτιωθεί την επόμενη φορά.
>>Ποια είναι τα βήματα για το κλείσιμο του έργου; Δείτε αναλυτικά την προσέγγιση μας.
Κατέβασε το toolkit!
Τώρα μπορείς να έχεις όλα τα εργαλεία που χρειάζεσαι για να διαχειριστείς το έργο σου, στα ελληνικά.
Bρες αναλυτικά:
1. Εργαλείο διαχείρισης έργου για εκτύπωση σε Α3/ Α4
2. Οδηγός διαχείρισης έργου pdf
3. Οδηγός διαχείρισης έργου csv για προσαρμογή στο asana/ trello.
4. Πρότυπο Gantt chart
5. Πρότυπο Budget
