H νέα κανονικότητα.
Την πρώτη γεύση την πήραμε στο πρώτο lockdown. Εργασία, συναντήσεις, εκπαιδεύσεις, εργαστήρια, ακόμη και ραντεβού με γιατρούς πραγματοποιήθηκαν διαδικτυακά. Προκειμένου να μη θέσουμε σε κίνδυνο τους συμπολίτες μας, μείναμε το κατά δύναμην σε αποστάσεις και η οθόνη του υπολογιστή μας αντικατέστησε το τραπέζι των επαγγελματικών και προσωπικών μας ραντεβού.
Αν και το πρώτο κύμα πέρασε, σίγουρα η ανάγκη για αποτελεσματικές (αλλά όχι βαρετές) συναντήσεις γίνεται ολοένα και μεγαλύτερη. Ίσως δυσκολεύεστε με την τεχνολογία, ίσως πιστεύετε ότι “τίποτα δεν μπορεί να αντικαταστήσει την φυσική παρουσία”. Όποια και αν είναι τα εμπόδια που αντιμετωπίζετε, εμείς σας δίνουμε 6 συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε και να “τρέξετε” meetings που δε θα σας απομυζούν όλη την ενέργεια, θα έχουν ανθρώπινο χαρακτήρα και χιούμορ και κυρίως θα είναι αποτελεσματικά!
Ας δούμε τα 6 στοιχεία που πρέπει να λάβετε υπόψη:
Η κατάσταση σας μοιάζει οικεία;
Αν θέλετε να γίνετε ειδικοί στις ψηφιακές συναντήσεις και στον ψηφιακό συντονισμό ομάδων, διαβάστε περισσότερα για το εργαστήριο μας Digital Facilitation 101.
1.Η πλατφόρμα
Εξηγήστε στους συμμετέχοντες της συνάντησης τους κανόνες της πλατφόρμας και ελέγξτε την κατανόηση και την εφαρμογή τους.
Κάποιες εφαρμογές έχουν κοινές λειτουργίες, ενώ ορισμένες δυνατότητες είναι μοναδικές στην κάθε πλατφόρμα.
Πριν ξεκινήσετε την συνάντηση βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες έχουν κατανοήσει πλήρως όλες τις βασικές λειτουργίες της πλατφόρμας που χρησιμοποιείτε. Έτσι, θα αισθάνονται άνετα και θα μπορούν να συγκεντρωθούν με μεγαλύτερη ευκολία στην ουσία της συνάντησης.
2.Διαλείμματα
Προγραμμάτισε ένα μικρό διάλειμμα ανά 1 ώρα.
Πρότεινε να τεντωθείτε, να περπατήσετε, να βγείτε στο μπαλκόνι!
3. Συντονισμός
Μην επιτρέψετε στην τεχνολογία να περιπλέξει τα πράγματα χωρίς λόγο. Αν βρισκόσασταν σε μια αίθουσα συσκέψεων, δε θα ζητούσατε από τους συναδέλφους σας τη γνώμη τους; Δώσε τους τον λόγο και σιγουρευτείτε ότι έχουν μιλήσει όλοι όσοι φέρουν ευθύνη για το θέμα που διαπραγματεύεστε.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Η διαφορά με την αίθουσα συσκέψεων, είναι ότι στο κάθε σπίτι, μπορεί να υπάρχουν θόρυβοι. Για αυτόν τον λόγο ζητήστε τους συμμετέχοντες να βάλουν τα μικρόφωνα στη σίγαση (mute) ή ενημερώστε τους ότι θα τους έχετε εσείς στη σίγαση από πριν.
Ακόμη, μην ξεφεύγετε από τον χρόνο και την agenda σας. Η συγκέντρωση των συμμετεχόντων περιορίζεται αρκετά, ειδικά αν έχουν 2-3 online meetings μέσα στην ημέρα.
Μπορείτε να στείλετε χρήσιμους συνδέσμους και περισσότερες πληροφορίες στο chat ή να μοιραστείτε την οθόνη σας για πιο εύκολη μεταφορά πληροφοριών.
4. Εναλλαγές
Χρησιμοποιήστε τις δυνατότητες της πλατφόρμας για να χωριστείτε σε ομάδες (break-out rooms).
Όπως στον φυσικό χώρο, θα δημιουργούσατε μικρότερες ομάδες εργασίας, έτσι και ψηφιακά, χωρίστε το κοινό σε μικρότερες ομάδες, ώστε να εργαστούν πιο λειτουργικά.
5. Οπτικοποίηση
Πώς θα ήταν αυτό το άρθρο χωρίς φωτογραφίες; Χρήσιμο, σίγουρα, αλλά κουραστικό και βαρετό.
Το ίδιο ισχύει και για τις συναντήσεις και ακόμη περισσότερο για τις διαδικτυακές συναντήσεις. Όποια και αν είναι η φύση της συνάντησή σας, προσπαθήστε να ενσωματώσετε στην παρουσίαση εικόνες, βίντεο, παραδείγματα, ασκήσεις, μουσική, κινησιολογία.
6. Χαρακτήρας
Τα καθημερινα ψηφιακά calls, μπορεί να γίνουν κουραστικά. Όπως κάθε μέρα δε θέλετε να φοράτε τα ίδια ρούχα, έτσι θα ήταν πιο δημιουργικό να αλλάζετε το στήσιμο των συναντήσεων σας μία στο τόσο. Δώστε χαρακτήρα σε κάποιο από τα meeting σας: συνάντηση με κόκκινες μπλούζες, η αγαπημένη σας κούπα, γυαλιά ηλίου κ.λπ. Γιορτάστε τα γενέθλια των συναδέλφων σας και τα επιτεύγματα της δουλειάς σας!
