Έχετε αναρωτηθεί ποτέ πόσο αποτελεσματικά εκτελείτε απλά αλλά και περίπλοκα tasks στην εργασία σας;
Μια πώληση, μια εκδήλωση, μια παραγγελία χονδρικής, μια εργασία για τη σχολή, ακόμα και μια σημαντική συνάντηση, αποτελούν όλα πτυχές ενός project.
Γιατί χρειάζεστε λοιπόν το Project Management στην καθημερινή επαγγελματική σας ρουτίνα;
1. Για να μεταδώσετε το όραμα και να ορίσετε κατεύθυνση
Ο/Η υπεύθυνος του έργου προσδιορίζει τους στόχους και το όραμα του έργου και του δίνει σκοπό και κατεύθυνση. Παρέχει, επίσης, το σημείο επαφής για το έργο. Είναι υπεύθυνος/η για όλη την επικοινωνία μεταξύ των ενδιαφερομένων, των πελατών και της ομάδας του έργου, γεγονός που μειώνει τη σύγχυση και αυξάνει την ακρίβεια.
2. Για να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα
Πόσες φορές έχετε αναρωτηθεί γιατί δεν βγαίνει η δουλειά στην ώρα της, αφού είστε αρκετά άτομα στην ομαδα;
Ο/Η υπεύθυνος/η του έργου έχει ακριβός αυτόν τον ρόλο! Συνεργάζεται με την ομάδα του έργου για να καθορίσει τα καθήκοντα που πρέπει να αναληφθούν για την ολοκλήρωση του έργου και με ποια σειρά θα πρέπει να συμβεί. Με αυτόν τον τρόπο εξασφαλίζει ότι ολοκληρώνονται αποτελεσματικά.
3. Για να ορίσετε το πλαίσιο ελέγχου
Ακόμη, ένα project αποτελείται τόσο από τα παραδοτέα του έργου, όσο και από τις εργασίες που πρέπει να γίνουν για την υλοποίηση των παραδοτέων του έργου. Με άλλα λόγια, ο διαχειριστής του έργου θα ασχολείται διαρκώς με τη διαχείριση της εμβέλειας καθ ‘όλη τη διάρκεια του έργου μέσω τακτικής παρακολούθησης και ελέγχου. Αυτό με τη σειρά του εξοικονομεί προσπάθεια και κόστος.
4. Για να μειώσετε το κόστος
Η παράδοση σε εύθετο χρόνο και εντός προϋπολογισμού είναι δύο περιορισμοί οποιουδήποτε έργου. Ο project manager ελέγχει όχι μόνο το νομισματικό κόστος, αλλά και τους ανθρώπινους πόρους, εσωτερικούς και εξωτερικούς, καθώς και το κόστος εξοπλισμού.
5. Για να απελευθερώσετε χρόνο
Η διαχείριση του χρόνου είναι αναμφισβήτητα η μεγαλύτερη πρόκληση κάθε έργου. Ο διαχειριστής του έργου πρέπει να ελέγχει το χρονοδιάγραμμα του έργου εξετάζοντας ορόσημα, ημερομηνίες κλειδιά και την κρίσιμη διαδρομή σε όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου.
6. Για να προγραμματίσετε το έργο
Ο διαχειριστής του έργου διασφαλίζει ότι όλα τα μέλη της ομάδας έργου εργάζονται για τα καθήκοντά τους με την κατάλληλη σειρά. Αυτό περιλαμβάνει τον υπολογισμό του χρόνου που λαμβάνει μια εργασία και την επίλυση οποιωνδήποτε προβλημάτων που ενδέχεται να καθυστερήσουν την καθυστέρησή τους.
7. Για να αντιμετωπίσετε δυνητικούς κινδύνους
Aνεξάρτητα από το πόσο καλά έχει σχεδιαστεί και προγραμματιστεί ένα έργο, θα πρέπει πάντα να είστε προετοιμασμένοι για ένα δυσάρεστο σενάριο. Ένας διαχειριστής έργου θα εντοπίσει πιθανούς κινδύνους, θα εκτιμήσει τον αντίκτυπο που μπορεί να έχει και κατά συνέπεια θα κάνει ένα σχέδιο για την αποφυγή ή τη διαχείριση τους. Ο στόχος της διαχείρισης του κινδύνου είναι να μειωθούν οι ανεπιθύμητες συνέπειες (επιπτώσεις) σε ένα σχέδιο κινδύνου.
Management is, above all, a practice where art, science, and craft meet.” –Henry Mintzberg
8. Για να διαχειριστείτε τις προμήθειές σας
Εάν το έργο σας απαιτεί προϊόντα και υπηρεσίες εκτός του οργανισμού σας, ο διαχειριστής του έργου διαχειρίζεται αυτές τις συμβάσεις και ελέγχει τους όρους αυτών των συμβάσεων.
9. Για να επικοινωνήσετε σωστά και αποτελεσματικά με τα ενδιαφερόμενα μέρη
Μόλις ολοκληρωθεί η υλοποίηση του έργου, είναι σημαντικό να κοινοποιηθεί η πρόοδος του σχεδίου τόσο στην ομάδα του έργου όσο και στους ενδιαφερόμενους. Ο project manager ανακοινώνει τους στόχους και τις επιδόσεις στους ηγέτες των επιχειρήσεων σε μια τακτικά προγραμματισμένη αναφορά.
10. Για να ολοκληρώσετε το έργο
Αφού το έργο εκπληρώσει τους στόχους και τις προσδοκίες του πελάτη του έργου, ο υπεύθυνος του έργου τεκμηριώνει και αξιολογεί τις φάσεις του έργου με τους ενδιαφερόμενους. Η αξιολόγηση του έργου πραγματοποιείται με τα διδάγματα που έχουν εξοικειωθεί με το επόμενο σχέδιο.
Αν θέλετε να λαμβάνετε νέα άρθρα, εργαλεία και ευκαιρίες, εγγραφείτε σήμερα το Newsletter μας! 👇
