Κάθε project είναι μοναδικό: η φύση, οι στόχοι, το κοινό, οι συνεργάτες. Το 2021 συνεργαστήκαμε με την Τοπική Αυτοδιοίκηση και πιο συγκεκριμένα, με τον Δήμο Καισαριανής και μελετήσαμε την Πολιτική Προστασία σε περίπτωση πυρκαγιών.
Μοιραζόμαστε 5 χρήσιμες συμβουλές που αποκτήσαμε!
1. Γνώρισε καλά το περιβάλλον και τους ανθρώπους
Όπως κάθε project είναι διαφορετικό, έτσι και το περιβάλλον του. Διαφορετικές είναι οι συνθήκες και οι ανάγκες σε μία μεγάλη πόλη και διαφορετικές σε ένα χωριό ή νησιωτική περιοχή. Αντίστοιχα, οι εμπλεκόμενοι φορείς έχουν διαφορετικές ανάγκες ανάλογα το ρόλο τους και τους στόχους που έχουν θέσει.
Στη δική μας περίπτωση, το project αφορούσε έναν μικρό Δήμο, όπου οι περισσότερες αρμοδιότητες της Πολιτικής Προστασίας επιβαρύνουν ένα άτομο, το οποίο καλείται παράλληλα να ανταποκριθεί και σε επιπλέον υποχρεώσεις.
Ο Δήμος Καισαριανής έχει 32.000 μόνιμους κατοίκους. Το μεγαλύτερο μέρος του αποτελεί ορεινή μη κατοικήσιμη περιοχή, πλούσια σε βλάστηση και δασικές εκτάσεις, φυσικά χαρακτηριστικά που εντείνουν την ανάγκη πρόληψης και επιφυλακής του Δήμου.
Εάν θέλεις να είσαι προετοιμασμένος, φρόντισε να ερευνήσεις τις συνθήκες και τις προτεραιότητες που έχει θέσει η Τοπική Αυτοδιοίκηση. Ποιες είναι οι ανάγκες και ποιες οι ανησυχίες της;
2. Η επικοινωνία είναι κλειδί
Όση έρευνα κι αν έχεις κάνει από πριν, δεν παύει να χρειάζεται και η ανταλλαγή απόψεων. Η επικοινωνία πρέπει να υπάρχει σε όλες τις φάσεις του project σου, ώστε να γνωρίζεις τόσο εσύ, όσο και οι συνεργάτες σου για την εξέλιξη και τις ανάγκες του.
Ο Δήμος Καισαριανής καλείται να βρίσκεται σε επιφυλακή όλες τις εποχές του έτους, καθώς εκτίθεται και στους τέσσερις βασικούς τύπους καταστάσεων έκτακτης ανάγκης (πυρκαγιές, πλημμύρες, παγετοί και σεισμοί).
Ως εκ τούτου, οι εμπλεκόμενοι φορείς πρέπει να είναι ενημερωμένοι και προετοιμασμένοι, ώστε να ανταποκριθούν αποτελεσματικά.
Για αυτό και σε συμβουλεύουμε να προγραμματίζεις τακτικές συναντήσεις, ώστε να ενημερώνεις και να ενημερώνεσαι για την εξέλιξη του project.
Ένας σωστός/υπεύθυνος project manager δεν τα ξέρει όλα. Ξέρει όμως, πού και πώς μπορεί να ψάξει για να βρει τις απαντήσεις που χρειάζεται. Και αυτό είναι πολύ σημαντικό! Δε μπορείς να τα γνωρίζεις όλα και καθώς κάθε project έχει τα δικά του χαρακτηριστικά, είναι φυσικό να προκύπτουν απορίες.
Εμείς βρισκόμασταν σε διαρκή επικοινωνία με τον υπεύθυνο Αντιδήμαρχο της Πολιτικής Προστασίας, καθόλη τη διάρκεια του project, ώστε να ενημερωνόμαστε ως προς την εφαρμογή της συγκεκριμένης υπηρεσίας στον εκπροσωπούμενο Δήμο, αλλά και τις τελευταίες εξελίξεις.
Το να ρωτάς δείχνει πως ενδιαφέρεσαι και πως ψάχνεις τρόπους να γίνεις ακόμα καλύτερος. Επομένως, μη φοβάσαι να ρωτήσεις, οι απαντήσεις είναι εκεί έξω.
4. Να είσαι προετοιμασμένος/η
Έχε υπόψιν σου πως όλα μπορούν να πάνε στραβά σε ένα project. Πάρε μία βαθιά ανάσα, προσαρμόσου και συνέχισε. Σε έναν διαρκώς μεταβαλλόμενο κόσμο, η προνοητικότητα και η ευελιξία αποτελούν απαραίτητες δεξιότητες ενός project manager.
Οι δυνάμεις της Πολιτικής Προστασίας διαδραματίζουν κομβικό ρόλο στην πρόληψη, αντιμετώπιση και αποκατάσταση των συνεπειών εκτάκτων αναγκών. Οι εμπλεκόμενοι φορείς καλούνται να βρίσκονται σε διαρκή ετοιμότητα προκειμένου να ανταποκριθούν άμεσα και αποτελεσματικά στις προκλήσεις.
Προσπάθησε να σχεδιάσεις όσες περισσότερες εναλλακτικές μπορείς (risk management), ώστε να ξέρεις πώς θα αντιδράσεις και με ποιον θα επικοινωνήσεις όταν χρειαστεί να διαχειριστείς μία επείγουσα κατάσταση. Έτσι, θα προσαρμοστείς ψύχραιμα και αποτελεσματικά.
5. Μοιράσου - Δικτυώσου - Πέτυχε
Ολοκλήρωσες ένα project; Συγχαρητήρια! Το μοιράστηκες με το κοινό σου; Η διάχυση των αποτελεσμάτων ενός project είναι εξίσου σημαντική με την υλοποίησή του. Αν θέλεις να είσαι αποτελεσματικός/ή project manager, πρέπει να μπορείς να προωθήσεις το project στην κοινωνία.
Χρησιμοποίησε τις κατάλληλες λέξεις-κλειδιά και μέσα (ψηφιακά και μη ψηφιακά), ώστε να φτάσει η πληροφορία στα κατάλληλα άτομα.
Δικτυώσου. Μην ξεχνάς να κάνεις νέους φίλους και μελλοντικούς συνεργάτες μέσα από projects που έχεις ήδη υλοποιήσει. Μερικές φορές, οι συνεργάτες μας είναι πιο κοντά από εκεί που ψάχνουμε.
Φρόντισε να έχεις μελετήσει τις δράσεις και τα ενδιαφέροντα του κοινού σου και όλων όσοι εμπλέκονται στο project. Μη διστάσεις να τους προσεγγίσεις για να μοιραστείς τις ιδέες σου μαζί τους. Πιθανό να βρείτε περισσότερα κοινά από όσα φαντάζεσαι.
Πέτυχε. Αν ακολουθήσεις τους “κανόνες” του project management και είσαι αρκετά γενναίος/α να δημιουργήσεις νέους σύμφωνα με τις ανάγκες σου, είσαι έτοιμος/η να πετύχεις πολλά. Μην περιμένεις και ξεκίνα το επόμενό σου project σήμερα!
Θέλεις ακόμα περισσότερα tips; Διάβασε τι δεν πρέπει να παραλείψεις όταν σχεδιάζεις projects με κοινωνικό αντίκτυπο.
